KomFIT 2011 am 19.09.2011 - Kommunales Forum für Informationstechnik der kommunalen Landesverbände in Schleswig-Holstein

KomFIT 2011
Prozessoptimierung - Kosten senken, Handlungsfähigkeit erhalten
Am 19.09.2011 fand nunmehr zum 13. Mal in Folge die jährliche KomFIT-Messe statt. Dass das diesjährige Motto ‚ Prozessoptimierung - Kosten senken, Handlungsfähigkeit erhalten‘ den Nagel auf den Kopf trifft, unterstrich Kiels Oberbürgermeister Torsten Albig in seiner Begrüßungsrede. Er forderte zu mehr Zusammenarbeit auf und sprach sich für die Einhaltung von Standards aus, eine Empfehlung, von der er ausdrücklich auch nicht seine eigene Verwaltung ausschließt. Weiter forderte Albig zu mehr Pragmatismus auf und brachte als Beispiel Kiels Partnerstadt Tallinn, wo allen Bürgerinnen und Bürgern kostenlose öffentliche Internetzgänge über Hotspots bereitstehen.

Jörg Bülow konkretisierte im Einzelnen die Ausgangssituation in den Kommunalverwaltungen, indem er unterstrich, dass die verwaltungsinternen Prozesse weitestgehend optimiert sind und man bei verwaltungsübergreifenden Prozessen ansetzen muss, um das Ziel dem Motto der Veranstaltung entsprechend erreichen zu können. Dabei erwähnte er auch die aktuellen KomFIT-Projekte, die sich genau auf die Aufgabe der verwaltungsübergreifenden Zusammenarbeit konzentrieren (so z. B. im Bereich Gewerbe, Ordnungswidrigkeitenwesen, Bauleitplanung und sichere IT-Infrastruktur. Er rief auf zur aktiven Teilnahme an den Projekten und Inanspruchnahme der Förderungsmöglichkeiten.

Traditionell gab es wieder ein interdisziplinäres Thema mit einem besonderen Gast. In diesem Jahr berichtete der Rechtsanwalt Dr. Martin Schellenberg über aktuelle Entscheidungen im IT-Vergaberecht. Einige der vorgestellten Entscheidungen verursachten doch so manches Stirnrunzeln oder auch Lächeln bei den Zuhörerinnen und Zuhörern. In jedem Fall bleibt festzuhalten, dass man ein IT-Beschaffungsvorhaben nicht gleich verwerfen sollte, weil man meint, dass man ehedem nicht zu seinem gewünschten Ziel kommt. So bedarf es einer für einen Richter nachvollziehbaren Begründung, wenn man beispielsweise Einschränkungen in der Produktwahl vornehmen möchte oder Anbieter ausschließen will, mit denen man in der Vergangenheit unliebsame Erfahrungen gemacht hat. Auch gab es Tipps, wie man eine Ausschreibung wieder aufheben kann. Eines sollte einem aber klar sein, auch die beste Begründung kann einen nicht davor schützen, dass man bei einer Klage unterliegen kann. Die von Dr. Schellenberg zitierten richtungsweisenden Fälle inklusive Ihrer Entscheidungen finden Sie, wie auch die anderen Präsentationen, im geschützten Downloadbereich des KomFIT.

Beate Stabenow von der Firma geoGLIS aus Eckernförde stellte den aktuellen Stand des Projektes Bauleitplanung Online (BOB-SH) vor. Im nächsten Jahr wird ein flächendeckender Betrieb für alle Kommunalverwaltungen ermöglicht. Rita Dux von der Gemeinde Barsbüttel stellte eindrucksvoll vor, welche Mengen an Papier und Aufwand bereits in der Projektphase eingespart werden konnten, obwohl bisher nur die Hälfte aller Träger öffentlicher Belange von der Möglichkeit der Onlinebeteiligung Gebrauch gemacht haben. Nähere Auskünfte zum Projekt können der Webseite http://www.bob-sh.de/ entnommen werden.

Das Serviceangebot der zentralen Behördenrufnummer D115 setzt sich bundesweit bei immer mehr Dienststellen der Kommunal-, Landes- und Bundesverwaltung durch. Mitte April wurde das durch das Bundesministerium des Inneren (BMI) initiierte und begleitete Projekt in den Regelbetrieb überführt, mittlerweile ist 115 für mehr als 15 Millionen Bundesbürger erreichbar. Das KomFIT wurde von den Kommunalen Landesverbänden mit der Prüfung beauftragt, ob eine flächendeckende Umsetzung in Schleswig-Holstein insbesondere aus wirtschaftlichen, rechtlichen und organisatorischen Gesichtspunkten machbar und sinnvoll ist. In bewährter Weise wurde zwecks Prüfung ein Projekt aufgesetzt, deren Leitung sich der Kreis Segeberg und das KomFIT geteilt haben. Dank des interessanten Themas konnte die Projektleitung dabei auf eine umfangreiche Projektgruppe zurückgreifen, die sich aus Teilnehmern verschiedener Kommunalverwaltungen, des Finanzministeriums Schleswig-Holstein, des Einheitlichen Ansprechpartners des Landes Schleswig-Holstein und des BMI zusammensetzte. Die fachliche Begleitung erfolgte durch Dataport. Der D115-Experte von Dataport Günter Marnau stellte dabei einzelne Aspekte der Studie vor, die zum Ergebnis führt, dass eine flächendeckende Umsetzung unter den betrachteten Gesichtspunkten möglich ist. Derzeit beraten die Kommunalen Landesverbände über die weitere Vorgehensweise. Ideal ergänzt wurde die Präsentation von Herrn Marnau durch eine Vorstellung des D115-Sevicecenters Wolfsburg, die von deren Leiterin Jutta Schulz durchgeführt wurde. Frau Schulz stellte klar, dass ein D115-servicecenter weit mehr leistet als ein marktgängiges Servicecenter. Sie zeigte, welche intensiven Bemühungen Wolfsburg gerade den Themen Mitarbeiterauswahl und optimale Gestaltung des Arbeitsplatzes gewidmet hat. Auch zeigt sie, wie ein solches Center mit den Aufgaben wächst, indem immer mehr Fachbereiche entdecken, wie sie sich von ‚lästigen‘ Routineanfragen entlasten können, um sich so intensiver mit der eigentlichen Sacharbeit beschäftigen zu können. Auch bestätigt die Arbeitspraxis eines solchen Servicecenters, die theoretischen Postulate, wie beispielsweise das D115-Serviceversprechen, welches beispielsweise konkrete Mindestwerte für die Erreichbarkeit und für die fallabschließende Beauskunftung vorschreibt.

Christiane Coenen aus dem Finanzministerium und Ulla Dreger von Dataport stellten die aktuellen Überlegungen zum Thema ‚Gemeinsamer Langzeitarchivierungsdienst‘ vor. Dieser Dienst kann übergreifend von Bund, Ländern und Kommunen genutzt werden und ist ein zentraler Bestandteil einer serviceorientierten föderalen eGovernment-Infrastruktur. Somit leistet er Beiträge zur Verbesserung der Rahmenbedingungen im E-Government und zur Standardisierung. Synergien bestehen in Entwicklung und Betrieb einer länderübergreifenden Lösung und in der Nutzung einer gemeinsamen Lösung durch die jeweiligen Verwaltungs- und Archivbehörden. Das Projekt NaLA, das federführend von Schleswig-Holstein im Rahmen der Umsetzung der Nationalen E-Government Strategie betreut wird, hat das Ziel, vorhandene Arbeitsergebnisse zur Thematik zu sichten und im Zusammenhang zu vervollständigen, um insbesondere Konzepte für Formatwandlung, Medienverwaltung, Datentransfer, Viewer und Zugriffsberechtigungen bereitzustellen und Anforderungen an den übergreifenden Langzeitspeicher- und Archivdienst zu beschreiben. Dies soll sowohl aus organisatorischer, rechtlicher als auch technischer Perspektive erfolgen.
Der Geschäftsführer des Einheitlichen Ansprechpartners Hans-Jürgen Lucht berichtete über Aufgaben und Organisation der Anstalt des öffentlichen Rechts. Zur Verbesserung der Dienstleistungen des Einheitlichen Ansprechpartners dient das Projekt Verwaltungsleistungsverzeichnis 2 (VLV2). Dabei geht es um die Schaffung einer übergreifenden Datenbasis zur Abbildung von Verwaltungsleistungen, deren Voraussetzungen, den dazugehörigen Dokumenten und Zuständigkeiten. Diese soll allen Behörden als Wissensplattform dienen und vom Einheitlichen Ansprechpartner zur Verfahrensklärung eingesetzt werden.
Bernd Sienknecht vom Amt Jevenstedt, das die Geschäftsführung für den Breitbandzweckverband im mittleren Schleswig-Holstein übernommen hat und Uwe Krabbe vom Lan Consult Hamburg sowie Gerrit Woitag von der Anwaltskanzlei Bremer-Grimm-Heller berichteten über die Breitbandausbaustrategie unter Berücksichtigung der Bundesrahmenregelung. Der Vortrag machte deutlich, welche Schritte erforderlich sind, um eine flächendeckende Breitbandversorgung mit Glaserfaser bis zum Haus (FTTH) zu gewährleisten. Der Breitbandzweckverband hat sich Mitte 2010 gegründet und besteht aus insgesamt 5 Ämtern mit 42 Gemeinden. Im Rahmen der Umsetzung wurden verschiedene Machbarkeitsstudien und Interessenbekundungsverfahren durchgeführt. Im Ergebnis kann festgestellt werden, dass eine Breitbandversorgung im ländlichen Raum nur mit Hilfe von öffentlichen Mitteln gewährleistet werden kann, aber durchaus finanzierbar ist. Die Bundesrahmenregelung eröffnet hierbei die Möglichkeit, zukunftsfähige Lösungen umzusetzen. Während des Vortrages wurde anschaulich dargestellt, wie Ausbauabsichten und Bedarfsabfragen unter Beachtung des EU-Beihilferechtes durchgeführt wurden. Darüber hinaus gab man Erläuterungen zu den Planungsschritten (z.B. Leerohrnetz) und den technischen Voraussetzungen zur Vorbereitung einer Ausschreibung. Alle Arbeitsschritte sind dokumentiert und vom Breitbandkompetenzzentrum Schleswig-Holstein entsprechend geprüft.

Dokumentenmanagement und Spaß dabei – hier sollte man doch eine gewisse Form des Widerspruchs verspüren. Dass dem nicht so sein muss, bewies Joachim Polzin vom Amt Bad Bramstedt-Land und berichtete über einen sehr pragmatischen Ansatz, um die Hürden zum Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems in einer kleinen Verwaltung zu umschiffen. Er zeigte auf, dass der Einsatz auch in kleineren Bereichen wirtschaftlich ist und die erwarteten Mehrwerte auch erzielt werden können.

Torsten Hansen vom KomFIT und Susanne Hanebuth von Dataport teilten sich einen Vortrag, der sich um das allgemein gehaltene Thema Mail dreht. Torsten Hansen berichtete vom Projekt EGVP / eSignatur, dass durch das KomFIT mit weiteren Beteiligten in Schleswig-Holstein durchgeführt wird. Dabei führte er aus, wie die Einrichtung eines EGVP unter Beteiligung von Dataport von statten geht und welche Vorteile sich mit diesem Postfach verbinden lassen: Nicht nur der rechtssichere Mailverkehr mit anderen Behörden kann realisiert werden, auch dem Bürger wird die Möglichkeit eröffnet, rechtssicher mit seiner Kommune zu kommunizieren. Das dies allerdings nicht ohne weiteres für den Bürger möglich ist, wurde dann aber verdeutlicht, als Herr Hansen auf die Einführung der elektronischen Signatur in den Kommunalverwaltungen einging. Diese wird zurzeit noch eine Voraussetzung sein, damit der Bürger EGVP nutzen und sich auch per Mail „ausweisen“ kann – eine einfache Mail über EGVP reicht diesbezüglich nicht. Im Rahmen des oben geschriebenen Projektes werden alles teilnehmenden Verwaltungen sowohl mit dem EGVP als auch jeweils drei Signatur-Kits (Lesegeräte und Signaturkarten) ausgestattet.
Susanne Hanebuth berichtet von einem Vorprojekt, das sich mit der Nutzung von De-Mail beschäftigt und bei dem Dataport aufgefordert worden ist, diese Lösung nicht nur für die Trägerländer sondern auch für die kommunale Familie anzubieten. Frau Hanebuth machte deutlich, dass dies ein weiterer Kommunikationsweg neben EGVP ist, den die Verwaltungen beschreiten können, jedoch ohne zu wissen, welchen der Kommunikationswege der Bürger annehmen wird. Ihre provokante Frage nach Doppelentwicklung in diesem Bereich konnte am Ende allerdings nicht beantwortet werden.

Nahtlos anknüpfen konnte der charmante gebürtige Wiener und Microsoft-Mitarbeiter Thomas Kuklovszky an seinen KomFIT-Vortrag vor 2 Jahren. Berichtete er damals über Windows 7, so konnte er diesmal bereits auf Windows 8 eingehen. Unter dem Motto Flexible Workstyle skizzierte Kuklovszky den Verwaltungsarbeitsplatz der Zukunft. Ziel ist es, mit einem handlichen Gerät von überall auf alle relevanten Daten zugreifen zu können. Als prädestinierte Kerntechniken stellte er dabei die Applikationsvirtualisierung, die die zentrale Bereitstellung und Administration von Anwendungen ermöglicht, und Cloud Services vor, wo Daten gespeichert und abgerufen werden können. Microsofts Antwort auf eine einheitliche, ergonomische Bedienoberfläche, die neben den klassischen Desktops und Notebooks für unterschiedlichste mobile Geräte geeignet ist, lautet Windows 8. Die bereits von den aktuellen Windows Phones bekannte Oberfläche soll dabei eine intuitive Bedienung ermöglichen.

Dr. Philippe Fuchs sowie Ulrich Köpke berichteten von dem Versuch, einen Beschaffungsprozess für die Landespolizei auf Basis MS SharePoint im Innenministerium Schleswig-Holstein zu initiieren. Beide veranschaulichten dabei, das alle Vorgänge, die bei einem solchen Beschaffungsvorgang berücksichtigt werden müssen, über SharePoint darstellbar sind und der „Workflow“ somit vereinheitlicht und schlanker gehalten werden kann. Dass die Umsetzung und das Einbinden in SharePoint kein großes Hexenwerk sind, wurde deutlich, als Herr Köpke auf die Frage nach der Dauer der Umsetzung, antwortete: „Sieben bis zehn Tage für diesen Workflow“.

Der Begriff WLAN (Funknetzwerk) löst bei vielen nach wie vor ein gewisses Unbehagen aus. Und dieses durchaus zu Recht, wenn man der Presse immer wieder entnehmen kann, wie schnell ein drahtloses Netz gehackt werden kann. Dass es praktikable und mit geringem Aufwand administrierbare Methoden zur Absicherung gibt, zeigten Dirk Hoffmann von der Firma Dokumenta und der KomFIT-Koordinator Oliver Maas anhand einer Implementation in einer schleswig-holsteinischen Schule. Derzeit beschäftigt sich auch die AG IT-Bildung, eine Arbeitsgruppe des Bildungsministeriums und der Kommunalen Landesverbände mit einer Anpassung der bisherigen IT-Ausstattungsempfehlungen für den Schulbereich, die vom Einsatz von WLAN in Schulen bisher grundsätzlich abgeraten haben.

Dr. Thomas Biskups Vortrag zielte auf die Nutzung von OpenSAGA und deren Verbreitung ab. In der OpenSAGA-Initiative haben sich Unternehmen, Forschungseinrichtungen und Behörden zusammengeschlossen, um die korrekte Anwendung und Weiterentwicklung des SAGA-Standards zu fördern, die Umsetzung SAGA-konformer Webanwendungen deutlich zu vereinfachen und die Bundesregierung in ihren Bemühungen bei der Anwendung von SAGA zu unterstützen. Die hätte Auswirkungen auf alle Mitarbeiter in den Verwaltungen, da die Standrads die gleichen sind und nicht für jedes Programm wieder neu „gedacht“ werden müsste. Herr Biskup verwies darauf, dass die Anfänge mit der Initiative gemacht worden sind, es aber noch ein längerer Weg sei, bis alles im Sinne dieser umgesetzt sei und das dies u.a. auch Engagement der Verwaltungsmitarbeiter fordere.

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